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Häufig lassen sich Begriffe am anschaulichsten erklären, indem man sie voneinander abgrenzt. Geschäftsprozesse und Workflows werden in der Praxis gerne verwechselt, bei den Beteiligten besteht eine gewisse Unsicherheit. In diesem Tutorial erfahren Sie mehr über Herkunft, Bedeutung und Kontext dieser beiden oft anzutreffenden Schlagworte. |
Natürlich existiert für einen so beliebten (und lukrativen) Begriff wie den Geschäftsprozess eine Vielzahl von Definitionen. Diese sind aber zum einen – höchst wissenschaftlich – zumeist in komplizierten Schachtelsätzen formuliert, zum anderen spiegeln sie mitunter recht eigenwillige und spezielle Ansichten der Definierenden wieder. Im Folgenden soll eine Darstellung geliefert werden, die sich auf das wesentliche und praxisrelevante beschränkt.
Alles für den KundenDas Geschäftprozessmanagement rückt den Kunden in den Mittelpunkt aller Betrachtungen. Dabei kann es sich um externe Kunden wie z.B. Konsumenten handeln, aber auch um interne wie z.B. die Produktion, die, auf Ihre Einsatzstoffe wartend, ein Kunde der Beschaffung ist.Dementsprechend führt ein Geschäftsprozess immer zu der Erbingung einer Leistung, die für einen bestimmten Kunden gedacht ist. Damit diese Leistung erbracht werden kann, muss natürlich einiges getan werden. Dieses Vorgehen wird in Prozessschritten (gleichbedeutend mit Aufgaben, Aktivitäten, Funktionen) dargestellt. Ein Geschäftsprozess kann von mehreren Beteiligten (Personen, Abteilungen, Teams) durchgeführt werden, die nacheinander oder gleichzeitig die notwendigen Prozesschritte ausführen. Mit Hilfe verschiedener Detaillierungsebenen (abhängig von der Methode bzw. dem Tool) kann man nun den dargestellten Geschäftsprozess verfeinern. Der höchstmögliche Detaillierungsgrad ist erreicht, wenn die benannten (elementaren) Prozesschritte bzw. Aufgaben von einem Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz ausgeführt werden können. Die sog. Kerngeschäftsprozesse sind zentral und wettbewerbskritisch (Produktion, Distribution etc.), während die sog. Unterstützungsprozesse (Kostenrechnung, Personalwirtschaft etc.) keinen direkten Beitrag zur Wertschöpfung leisten. |
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Zum „was“ kommt das „wie“Drückt man einem Mitarbeiter ein Geschäftsprozessdiagramm in die Hand, in dem auch seine Aufgaben (=Prozessschritte) dargestellt sind, ist er ein wenig schlauer: Er weiß nun, was er zu tun hat, von wem er seine Inputs (Informationen, Arbeitsergebnisse) erhält und an wen er seine Outputs weiterzugeben hat. Unter Umständen hat er aber keine Ahnung davon, wie er die ihm zugewiesene Aufgabe erledigen soll. Ein Geschäftsprozess ist keine Arbeitsanweisung.Ein modellierter Workflow (engl. Arbeitsablauf) hingegen beschreibt möglichst genau und operativ die auszuführenden Arbeitsschritte. Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für die Mitarbeiter als eine mögliche (Teil-)automatisierbarkeit der Ausführung. Workflow-Modelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung veschiedenster Applikationen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in die jeweiligen Arbeitsabläufe sicherzustellen. Darüberhinaus tragen sie ihren Teil bei zu allgemeinen GPM-Zielen wie der Verkürzung der Durchlaufzeiten, Erhöhung der Prozesstransparenz, Verbesserung der Prozessqualität und Kundenzufriedenheit und natürlich der Verringerung der Prozesskosten. Erfahren Sie mehr über BPM und Workflow-Management:  |